Facturation électronique : que faire avec ou sans Kooneo ?

En bref : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026. Les PME, TPE et micro-entreprises devront les émettre à partir du 1er septembre 2027. Kooneo intègre actuellement B2Brouter, avec une disponibilité prévue en septembre 2026. Vous pouvez aussi organiser votre facturation électronique sans utiliser Kooneo.

Kooneo, B2Brouter et votre comptabilité : trois rôles différents

Une plateforme agréée, souvent abrégée PA, est un intermédiaire immatriculé par l’administration. Elle sert à recevoir et transmettre les factures électroniques, ainsi que les données prévues par la réforme.

B2Brouter est une plateforme agréée. Kooneo se connectera à B2Brouter pour proposer la facturation électronique depuis votre compte Kooneo.

Schéma expliquant le rôle de Kooneo, B2Brouter et du logiciel comptable
Outil À quoi il sert Ce qu’il ne remplace pas
Kooneo Vendre, encaisser et créer vos factures. La plateforme agréée qui transmettra la facture lorsque l’obligation d’émission s’appliquera à votre entreprise.
B2Brouter Faire circuler les factures électroniques et les données obligatoires dans le circuit réglementaire. Votre logiciel de comptabilité ou votre expert-comptable.
Votre logiciel comptable Tenir votre comptabilité, rapprocher les paiements et préparer vos déclarations. Une plateforme agréée, sauf si votre outil en propose une et que vous l’avez activée.

Important : B2Brouter ne remplace pas automatiquement votre logiciel comptable. Vous pourrez continuer à utiliser votre outil actuel. La manière de lui transmettre les factures dépendra de votre organisation : synchronisation, export, import ou envoi au cabinet comptable.

Pourquoi Kooneo utilise Pennylane pour sa propre facturation

Pour ses propres factures et sa propre organisation comptable, Kooneo a choisi Pennylane. Ce choix était logique car Kooneo travaillait déjà avec Pennylane par l’intermédiaire de son expert-comptable.

Ce choix concerne uniquement la société Kooneo. Il ne constitue pas une intégration Pennylane proposée aux utilisateurs de Kooneo. Vous n’avez pas besoin d’utiliser Pennylane et le compte Pennylane de Kooneo ne peut pas recevoir ou traiter vos propres factures.

Pourquoi cette intégration est plus complexe pour Kooneo

Kooneo n’est ni un logiciel comptable ni une plateforme agréée. Kooneo crée des factures à partir des ventes, des paiements, des abonnements et des informations enregistrées par le vendeur. La réforme demande désormais de transformer ces informations commerciales en données fiscales structurées, puis de les transmettre à une plateforme agréée.

Il ne suffit donc pas d’envoyer le PDF déjà produit. Plusieurs contrôles et échanges doivent être ajoutés.

Travail nécessaire Pourquoi
Identifier le vendeur et le client Le SIREN, le SIRET, le numéro de TVA et l’adresse électronique de facturation servent à identifier les entreprises et à acheminer la facture.
Qualifier l’opération La nature fiscale ne peut pas toujours être déduite du nom du Produit. Une même vente peut être traitée différemment selon l’activité, le statut fiscal ou le pays du vendeur.
Choisir le bon circuit Une vente à une entreprise française, à un particulier ou à un client étranger ne suit pas forcément le même parcours.
Produire des données structurées La facture doit respecter les formats et les données attendus par la réforme. Un PDF ordinaire ne suffit pas.
Gérer les retours Kooneo doit pouvoir traiter les erreurs de transmission, les rejets, les corrections et les statuts retournés par la plateforme.
Éviter les doublons Le système doit distinguer une nouvelle facture, un nouvel envoi, un avoir et une correction.
Préserver la comptabilité existante L’intégration réglementaire ne doit pas obliger chaque vendeur à remplacer son logiciel comptable ou son cabinet.

Cette complexité explique pourquoi l’intégration demande plus qu’une simple connexion technique. Il faut relier le parcours commercial de Kooneo, les règles fiscales, B2Brouter, la plateforme du client et l’organisation comptable du vendeur.

Le modèle français repose sur des plateformes privées agréées

Depuis le recentrage décidé en 2024, le Portail Public de Facturation français conserve principalement l’annuaire des destinataires et la collecte des données destinées à l’administration. Les entreprises doivent passer par une plateforme privée agréée pour émettre et recevoir leurs factures électroniques.

Ce choix crée une dépendance contractuelle à un prestataire privé : disponibilité du service, évolution des tarifs, qualité du support, pérennité de l’entreprise, sous-traitants techniques et possibilité de récupérer les données si l’on change de plateforme.

La France est-elle la seule à ne pas centraliser publiquement ?

Non. La Belgique s’appuie sur le réseau Peppol et un écosystème de prestataires privés. L’Allemagne utilise également un modèle décentralisé. Il serait donc inexact de présenter la France comme le seul pays européen sans plateforme publique centrale pour tous les échanges.

Le choix français reste toutefois particulier. Pour les factures B2B ordinaires concernées par la réforme, une entreprise ne pourra pas les échanger directement au moyen d’un portail public gratuit. Elle devra obligatoirement choisir un intermédiaire privé agréé par l’État.

La différence importante ne tient donc pas seulement à l’absence de centralisation. Elle vient surtout du caractère obligatoire de l’intermédiaire privé pour transmettre et recevoir les factures B2B, alors que d’autres pays proposent un point d’échange public central.

Quels pays ont choisi une plateforme publique centrale ?

Les règles, les calendriers et les périmètres ne sont pas identiques. Les principaux exemples européens sont :

Pays Service public central Périmètre
Italie Sistema di Interscambio, ou SDI, géré par l’administration fiscale italienne. Transmission centralisée des factures B2B et B2C depuis 2019.
Pologne Krajowy System e-Faktur, ou KSeF, géré par le ministère des Finances. Plateforme publique centrale pour les factures B2B obligatoires en 2026.
Roumanie RO e-Factura, système national de l’administration fiscale. Plateforme centrale utilisée pour les factures B2B depuis 2024 et les déclarations B2C depuis 2025.
Hongrie NAV Online Invoice System, géré par l’administration fiscale. Système central de transmission des données fiscales en temps réel. Il ne correspond pas exactement à un portail unique assurant tout l’échange de factures.
Espagne FACe, point d’entrée public central. Principalement utilisé pour les factures adressées au secteur public. Le futur dispositif B2B a un périmètre différent.

D’autres pays disposent d’une plateforme centrale limitée aux factures du secteur public. Ils ne sont donc pas directement comparables au dispositif français applicable aux échanges entre entreprises.

Pourquoi le choix français est-il critiqué ?

Le projet français prévoyait initialement un portail public gratuit offrant un service minimum, en complément des plateformes privées. En octobre 2024, le Gouvernement a renoncé à construire cette fonction publique d’échange et a recentré le portail sur l’annuaire et la collecte des données fiscales.

Ce changement a suscité des critiques et des inquiétudes documentées auprès d’entreprises et au Sénat. Les principaux sujets soulevés sont :

  • le coût futur des plateformes et le manque de visibilité sur leurs tarifs ;
  • la dépendance technique et commerciale à un opérateur privé ;
  • la complexité pour les TPE, les indépendants et les éditeurs de logiciels ;
  • l’interopérabilité entre de nombreuses plateformes ;
  • la réversibilité et la continuité de service en cas de changement ou de défaillance ;
  • la sécurité, la confidentialité et la souveraineté des données.

Le Gouvernement répond que la concurrence entre plateformes permettra de proposer des offres variées, dont certaines gratuites ou sans surcoût pour les petites entreprises. Il considère également que l’agrément, les audits et les exigences de sécurité encadrent les risques.

Ces critiques ne prouvent pas que le système français sera nécessairement moins fiable. Elles montrent que l’abandon d’un accès public direct transfère une partie du coût, du choix technique et du risque opérationnel vers les entreprises et leurs prestataires.

Quelles protections sont imposées aux plateformes agréées ?

Une plateforme ne devient pas agréée sur simple déclaration. La DGFiP contrôle son dossier et peut retirer son immatriculation. Les exigences officielles comprennent notamment :

  • une immatriculation accordée pour trois ans et renouvelable ;
  • un audit réalisé par un organisme indépendant ;
  • une certification de sécurité ISO 27001 ou SecNumCloud ;
  • une authentification renforcée ;
  • l’interopérabilité avec les autres plateformes et le Portail Public de Facturation ;
  • l’engagement de ne pas transférer les données en dehors de l’Union européenne ;
  • des amendes ou le retrait de l’immatriculation en cas de manquement.

Que faut-il vérifier sur l’hébergement et la souveraineté ?

L’obligation de conserver les données dans l’Union européenne réduit le risque de transfert vers un pays tiers. Elle ne répond pas à toutes les questions de souveraineté. Une entreprise peut aussi examiner :

  • le pays dans lequel la plateforme est établie ;
  • l’identité de l’hébergeur et des sous-traitants ;
  • les lieux précis d’hébergement et de sauvegarde ;
  • les conditions d’accès aux données par les sous-traitants ;
  • les engagements de disponibilité et de sécurité ;
  • les possibilités d’export, de changement de plateforme et de suppression des données.

B2Brouter est exploitée par une société établie à Barcelone, en Espagne, donc dans l’Union européenne. Sa politique de confidentialité indique que les traitements ont en principe lieu dans l’Espace économique européen. Son statut de plateforme agréée pour la France lui impose également les exigences françaises applicables aux données réglementaires.

Le point de vigilance n’est donc pas qu’une plateforme agréée puisse librement envoyer les factures partout dans le monde. Le vrai sujet est la dépendance à un service privé, français ou européen, et la capacité du client à comprendre ses sous-traitants, ses garanties et les conditions de sortie.

Facturation électronique et RGPD

Une facture adressée à une société ne contient pas toujours des données personnelles. Elle peut néanmoins identifier une personne physique : entrepreneur individuel, nom d’un contact, adresse personnelle, adresse électronique ou détail d’un achat. Dans ce cas, le RGPD s’applique en plus des règles fiscales et comptables.

Qui est responsable des données ?

En général, le vendeur reste responsable du traitement des données de ses clients lorsqu’il décide pourquoi et comment elles sont utilisées pour vendre, facturer et tenir sa comptabilité.

Kooneo, la plateforme agréée, l’hébergeur ou le prestataire comptable peuvent agir comme sous-traitants lorsqu’ils traitent les données pour le compte du vendeur. Ils peuvent aussi être responsables de certains traitements qu’ils réalisent pour leurs propres obligations. Les rôles exacts ne se choisissent pas librement : ils doivent correspondre à la réalité et être précisés dans les contrats.

Quelle base légale utiliser ?

Le consentement du client n’est généralement pas nécessaire pour établir et conserver une facture. Selon le traitement concerné, la base légale peut être :

  • le contrat, lorsque les données sont nécessaires à la vente ou à l’exécution du service ;
  • l’obligation légale, lorsque la loi impose la facturation, la transmission de certaines données ou leur conservation.

Chaque entreprise doit identifier et documenter la base légale adaptée à ses traitements.

Quelles données faut-il limiter ?

Le RGPD impose de ne collecter que les données nécessaires. Une facture peut notamment contenir :

  • l’identité ou la raison sociale du client ;
  • son adresse et ses identifiants fiscaux ;
  • les informations nécessaires sur le Produit ou le service vendu ;
  • les montants, taxes, dates et statut du paiement ;
  • les informations nécessaires à l’acheminement de la facture.

Évitez d’ajouter dans une facture ou dans un champ libre des informations personnelles qui ne sont pas nécessaires, en particulier des données sensibles sur la santé, les opinions, la situation familiale ou la vie privée.

Combien de temps conserver les factures ?

Le droit à l’effacement n’oblige pas une entreprise à supprimer une facture qu’elle doit légalement conserver. En France, les factures clients et fournisseurs sont des pièces comptables à conserver pendant dix ans à partir de la clôture de l’exercice.

Les données qui ne sont plus nécessaires à la facturation, à la comptabilité, à une obligation légale ou à la défense d’un droit ne doivent pas être conservées indéfiniment.

Que faut-il vérifier auprès des prestataires ?

  • l’existence de clauses conformes à l’article 28 du RGPD lorsque le prestataire agit comme sous-traitant ;
  • la liste des sous-traitants ultérieurs et les conditions pour être informé de leur changement ;
  • les finalités, les catégories de données et les durées de conservation ;
  • les lieux d’hébergement, de sauvegarde et d’accès aux données ;
  • les mesures de sécurité, la gestion des accès et la notification des incidents ;
  • les moyens d’exporter, de restituer ou de supprimer les données à la fin du contrat ;
  • la procédure permettant aux personnes d’exercer leurs droits.

Le fait qu’une plateforme soit agréée ne dispense ni le vendeur ni ses prestataires de respecter le RGPD. L’agrément fiscal, la sécurité informatique et la protection des données sont des obligations complémentaires.

Les dates à retenir

Échéance Entreprises concernées Obligation
1er septembre 2026 Toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, y compris les micro-entreprises et les entreprises en franchise en base. Être capable de recevoir une facture électronique.
1er septembre 2026 Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire. Émettre les factures électroniques et transmettre les données de transaction concernées.
1er septembre 2027 PME, TPE et micro-entreprises. Émettre les factures électroniques et transmettre les données de transaction concernées.

Si l’intégration Kooneo avec B2Brouter ouvre dans le courant du mois de septembre 2026 : ce décalage ne bloque pas l’émission pour une PME, une TPE ou une micro-entreprise, puisque leur échéance d’émission est fixée au 1er septembre 2027. En revanche, elles doivent avoir organisé la réception de leurs factures dès le 1er septembre 2026. Les grandes entreprises et les ETI ne doivent pas attendre l’intégration Kooneo pour émettre.

Quelles opérations sont concernées ?

  • Vous facturez une entreprise française : la facture électronique s’applique, si l’opération entre dans le champ de la TVA française.
  • Vous facturez un particulier : la facture électronique entre entreprises ne s’applique pas à cette vente, mais les données de transaction peuvent relever de l’e-reporting.
  • Vous facturez un client situé à l’étranger : la transaction peut relever de l’e-reporting.
  • Vous êtes en franchise en base de TVA ou micro-entrepreneur : vous êtes concerné par la réception en 2026 et, en principe, par l’émission en 2027.
  • Vous réalisez uniquement des opérations exonérées de TVA : votre situation peut être différente. Vérifiez-la avec votre expert-comptable.

Un simple PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme. La facture doit circuler dans un format structuré ou mixte, par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.

Organiser votre facturation électronique sans utiliser Kooneo

Vous n’êtes pas obligé d’utiliser l’intégration Kooneo avec B2Brouter. Plusieurs organisations sont possibles.

Possibilité 1 : utiliser la plateforme proposée par votre outil comptable

Certains logiciels comptables, banques ou cabinets proposent une plateforme agréée ou un service connecté à une plateforme agréée.

  • Activez le service dans l’outil concerné.
  • Vérifiez que la réception est bien active pour votre entreprise.
  • Demandez comment vos factures de vente devront être créées ou importées.
  • Vérifiez si les factures et paiements remontent automatiquement dans votre comptabilité.

Possibilité 2 : utiliser directement une plateforme agréée indépendante

Vous pouvez choisir une plateforme agréée dans la liste officielle de l’administration, sans passer par Kooneo.

  • Créez ou activez votre espace auprès de la plateforme.
  • Renseignez votre SIREN, votre SIRET et les informations demandées.
  • Activez la réception des factures.
  • Créez vos factures dans la plateforme ou importez-les depuis votre outil de facturation, selon les fonctions proposées.
  • Organisez ensuite le transfert vers votre comptabilité.

Possibilité 3 : utiliser un autre logiciel de facturation connecté à une plateforme agréée

Vous pouvez créer les factures dans un autre logiciel, à condition que celui-ci soit compatible avec la réforme et connecté à une plateforme agréée. Demandez clairement au fournisseur :

  • quelle plateforme agréée assure la transmission ;
  • si la réception et l’émission sont toutes les deux couvertes ;
  • si l’e-reporting est pris en charge pour vos ventes aux particuliers ou à l’étranger ;
  • comment les factures arrivent dans votre comptabilité.

Possibilité 4 : créer ou importer manuellement les factures dans votre plateforme

Cette solution peut convenir si vous émettez peu de factures. Vous saisissez la facture directement dans la plateforme agréée ou vous y importez un fichier accepté. C’est plus simple à démarrer, mais plus chronophage si votre volume augmente.

Vous n’avez pas forcément à envoyer chaque facture manuellement à votre logiciel comptable. Cela dépend des connexions proposées par votre plateforme et votre outil. Demandez à votre comptable quel flux il souhaite recevoir avant de choisir.

Ce que vous devez faire avant le 1er septembre 2026

  1. Identifiez votre taille d’entreprise : micro-entreprise, PME, ETI ou grande entreprise.
  2. Listez vos clients : entreprises françaises, particuliers, clients étrangers ou secteur public.
  3. Choisissez une plateforme agréée pour la réception, même si vous attendez B2Brouter pour l’émission depuis Kooneo.
  4. Activez la réception et vérifiez que votre entreprise est correctement identifiée dans l’annuaire de la facturation électronique.
  5. Contrôlez vos informations : raison sociale, SIREN, SIRET, numéro de TVA et adresse.
  6. Testez le parcours si votre plateforme le permet.
  7. Validez le flux comptable avec votre expert-comptable ou votre service comptable.

La plateforme utilisée par Kooneo pour sa propre comptabilité ne couvre pas automatiquement votre entreprise. Chaque utilisateur Kooneo doit organiser la réception de ses propres factures.

Utiliser Kooneo avec B2Brouter à partir de septembre 2026

Kooneo intègre actuellement B2Brouter. Le parcours sera disponible en septembre 2026.

L’objectif est de vous permettre de continuer à créer vos ventes et vos factures dans Kooneo, puis de faire transmettre les éléments nécessaires par B2Brouter dans le circuit réglementaire.

Le fonctionnement prévu est le suivant :

  1. Vous complétez les informations légales demandées dans Kooneo.
  2. Vous créez normalement votre vente et votre facture.
  3. Kooneo transmet les éléments nécessaires à B2Brouter.
  4. B2Brouter achemine la facture ou les données concernées selon le type de client et d’opération.
  5. Vous conservez votre organisation comptable actuelle, sauf si vous décidez de la changer.

Les écrans d’activation, les cas couverts dès l’ouverture et la méthode de transfert vers les logiciels comptables seront précisés lors de la mise en ligne. Aucune synchronisation automatique avec un logiciel comptable précis ne doit être considérée comme acquise tant qu’elle n’est pas annoncée dans Kooneo.

Si vous avez déjà choisi une autre plateforme

Vous n’avez pas forcément besoin d’en changer. Une entreprise peut utiliser une plateforme pour la réception et une autre pour l’émission. Vérifiez simplement que les deux services sont correctement configurés et qu’ils ne créent pas de doublons.

Si vous souhaitez attendre B2Brouter

  • PME, TPE ou micro-entreprise : vous pouvez attendre l’ouverture pour préparer l’émission depuis Kooneo. Vous devez toutefois activer une solution de réception pour le 1er septembre 2026.
  • Grande entreprise ou ETI : utilisez une plateforme agréée disponible sans attendre, car votre obligation d’émission commence le 1er septembre 2026.

Si vous comptez utiliser l’intégration Kooneo, suivez le parcours d’activation qui sera publié dans Kooneo. N’anticipez pas un rattachement technique non documenté avec B2Brouter : cela peut créer un compte ou un paramétrage en double.

Questions fréquentes

B2Brouter remplace-t-il mon logiciel comptable ?

Non. B2Brouter sert au transport réglementaire des factures et des données. Votre logiciel comptable reste utilisé pour votre comptabilité.

Dois-je envoyer manuellement mes factures à mon logiciel comptable ?

Pas forcément. Selon vos outils, le transfert pourra être automatique, réalisé par export et import, ou envoyé à votre cabinet comptable. Vérifiez ce point avant d’activer votre organisation définitive.

Mon client doit-il utiliser la même plateforme que moi ?

Non. Les plateformes agréées sont conçues pour échanger entre elles. Votre client peut utiliser une autre plateforme.

Je ne vends qu’à des particuliers. Suis-je concerné ?

Oui, au minimum pour recevoir vos propres factures électroniques à partir du 1er septembre 2026. Vos ventes aux particuliers peuvent relever de l’e-reporting lorsque cette obligation s’appliquera à votre entreprise.

Puis-je continuer à envoyer des PDF par e-mail ?

Vous pouvez continuer tant que votre obligation d’émission électronique n’est pas entrée en vigueur. Après cette date, un PDF ordinaire envoyé par e-mail ne suffira pas pour les opérations concernées.

Que se passe-t-il si B2Brouter n’est pas actif exactement le 1er septembre ?

Pour une PME, une TPE ou une micro-entreprise, l’émission obligatoire ne commence qu’en 2027. Une ouverture dans le courant de septembre 2026 n’est donc pas bloquante pour l’émission. La réception doit néanmoins être active dès le 1er septembre 2026 via une plateforme agréée. Une grande entreprise ou une ETI doit utiliser une solution disponible immédiatement.

Votre checklist

  • ☐ Je connais ma date d’obligation d’émission.
  • ☐ J’ai choisi une plateforme agréée pour recevoir mes factures.
  • ☐ Ma réception sera active au 1er septembre 2026.
  • ☐ Mon SIREN, mon SIRET et mes informations fiscales sont corrects.
  • ☐ Je sais comment mes factures arriveront dans ma comptabilité.
  • ☐ Je sais si mes ventes relèvent de la facture électronique ou de l’e-reporting.
  • ☐ Si j’utilise Kooneo pour l’émission, j’attends le parcours officiel B2Brouter prévu en septembre 2026.

Sources officielles