Gérer les informations de vos contacts

Chaque contact dans Kooneo dispose d'une fiche complète que vous pouvez consulter et modifier à tout moment. Maîtriser cette fiche vous permet de corriger rapidement une adresse erronée, de réinitialiser un mot de passe pour un client bloqué, ou encore de vérifier ses préférences de communication avant un envoi.

Accédez aux contacts depuis le menu principal

Cliquez sur l'onglet Contacts dans le menu principal en haut de la page.

Accédez à la fiche d'un contact

Dans la colonne "Action", identifiez l'icône en forme de petit bonhomme.
Cliquez sur cette icône pour ouvrir la fiche du contact associé.

La fiche contact centralise toutes les informations d'un client : coordonnées, préférences de communication, historique d'inscription et mot de passe d'accès.

Consultez les coordonnées d'un contact

Cliquez sur l'onglet "Fiche client/membre" situé dans la fiche du contact.

Cet onglet regroupe l'ensemble des informations personnelles et professionnelles du contact. C'est ici que vous retrouverez tous les champs détaillés dans les étapes suivantes.

Vérifiez ou modifiez l'email d'un contact

Localisez le champ "Email" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez l'adresse email selon les besoins.

L'email est l'identifiant de connexion du contact à son espace membre. C'est aussi l'adresse utilisée pour l'envoi de vos emails de vente et de vos messages automatiques.

Vérifiez ou modifiez le nom de famille d'un contact

Repérez le champ "Nom" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez le nom de famille selon les besoins.

Le nom de famille est utilisé dans les variables de personnalisation de vos emails et sur les documents générés automatiquement (factures, confirmations de commande).

Consultez ou modifiez le prénom d'un contact

Repérez le champ "Prénom" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez le prénom si nécessaire.

Le prénom est utilisé dans les variables de personnalisation de vos emails. Un prénom correctement renseigné garantit des communications naturelles et professionnelles auprès de vos clients.

Consultez ou modifiez le nom de la société d'un contact

Repérez le champ "Société" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez le nom de la société si nécessaire.

Le nom de société apparaît sur les factures générées par Kooneo. Ce champ est particulièrement important pour les contacts professionnels soumis à des obligations comptables.

Consultez ou modifiez l'adresse postale d'un contact

Repérez le champ "Adresse" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez l'adresse postale si nécessaire.

L'adresse postale est utilisée sur les factures et peut être requise pour la livraison de produits physiques.

Consultez ou modifiez le code postal d'un contact

Repérez le champ "Code Postal" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez le code postal si nécessaire.

Consultez ou modifiez la ville d'un contact

Repérez le champ "Ville" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez la ville si nécessaire.

Consultez ou modifiez le pays d'un contact

Repérez le champ "Pays" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez le pays si nécessaire.

Le pays du contact peut influencer les règles de TVA appliquées à ses commandes.

Consultez ou modifiez la province d'un contact

Repérez le champ "Province" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez la province si nécessaire.

Consultez ou modifiez le téléphone d'un contact

Repérez le champ "Téléphone" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez le numéro de téléphone si nécessaire.

Consultez ou modifiez le numéro de TVA intracommunautaire d'un contact

Repérez le champ "N° TVA Intra" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez le numéro de TVA intracommunautaire si nécessaire.

Le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire pour les transactions B2B au sein de l'Union européenne. Il apparaît sur les factures et peut conditionner l'exonération de TVA.

Modifiez le mot de passe d'accès d'un contact

Cliquez sur le lien "Modifier le mot de passe" dans l'onglet "Fiche client/membre".

Utile lorsqu'un contact vous signale avoir perdu son mot de passe ou ne parvient plus à accéder à son espace membre.

Générez ou éditez un nouveau mot de passe pour un contact

Un nouveau mot de passe est automatiquement généré lorsque vous accédez à la fenêtre de modification.
Si nécessaire, éditez le mot de passe généré en saisissant un autre mot de passe dans le champ prévu.

Kooneo génère automatiquement un mot de passe sécurisé. Vous pouvez le conserver tel quel ou le remplacer par un mot de passe de votre choix avant de le communiquer au contact.

Enregistrez les modifications du mot de passe

Cliquez sur le bouton "Enregistrer" dans la fenêtre de modification du mot de passe.

Le nouveau mot de passe n'est pas envoyé automatiquement au contact. Pensez à le lui communiquer par email ou par message.

Consultez l'adresse IP associée au contact

Repérez le champ "IP" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez l'adresse IP affichée.

L'adresse IP enregistrée correspond à celle utilisée lors de l'inscription du contact. Elle peut être utile pour identifier des inscriptions frauduleuses ou des doublons.

Consultez la date d'inscription du contact

Repérez le champ "Inscrit le" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez la date et l'heure indiquées.

Cette date correspond au moment où le contact a été ajouté à votre base, que ce soit via un formulaire d'inscription, un achat ou un import manuel.

Consultez le lien d'inscription du contact

Repérez le champ "Depuis la page" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez le lien indiqué.

Ce champ vous indique la page exacte (formulaire, page de vente, bon de commande) par laquelle le contact est entré dans votre base. Utile pour analyser la provenance de vos contacts.

Vérifiez si le contact accepte de recevoir des messages

Repérez le champ "Souhaite recevoir des messages" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez la valeur affichée : "Oui" signifie que le contact accepte de recevoir vos messages.

Si la valeur est "Non", le contact ne recevra pas vos emails marketing ni vos séquences automatiques. Seuls les emails transactionnels (confirmations de commande, factures) lui seront envoyés.

Vérifiez si le contact accepte de recevoir des notifications de messages privés

Repérez le champ "Reçoit les notifications messagerie" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez la valeur affichée : "Oui" signifie que le contact accepte de recevoir des notifications lorsqu'il reçoit un nouveau message privé.

Si la valeur est "Non", le contact ne sera pas notifié par email lorsqu'il reçoit un message privé dans sa messagerie Kooneo. Il devra se connecter à son espace membre pour le consulter.

Gérez les champs personnalisés d'un contact

Accédez à la section "Champs personnalisés" dans l'onglet "Fiche client/membre".
Consultez ou modifiez les champs visibles et invisibles créés via la fonctionnalité "Champs personnalisés".

Les champs personnalisés sont ceux que vous avez créés depuis la fonctionnalité "Champs personnalisés" de Kooneo. Ils vous permettent de stocker des informations spécifiques à votre activité (ex. : taille, niveau d'expérience, date de renouvellement…).