Configurer la facturation

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à configurer la facturation sur Kooneo pour gérer efficacement vos factures et les personnaliser selon les besoins de votre activité. Vous découvrirez comment personnaliser les en-têtes et pieds de page, choisir un logo, indiquer vos coordonnées, configurer la numérotation des factures, et plus encore. Une configuration optimale de ces paramètres vous permettra de créer des factures claires et professionnelles, renforçant ainsi la crédibilité de votre marque et facilitant la gestion pour vos clients.

1. Accédez à l'onglet Produits

Dans la barre de menu supérieure, cliquez sur l'onglet Produit (icône produit) pour accéder à la gestion de vos produits.

2. Accédez aux paramètres de facturation

Dans le menu latéral gauche, sous la section Réglages, cliquez sur Facturation pour accéder aux options de facturation.

3. Choisissez une facturation identique pour plusieurs profils (optionnel)

Si vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres de facturation à tous vos profils, sélectionnez Facturation identique pour chaque profil.

Cette option vous permet de gérer plus facilement la facturation en unifiant les paramètres pour tous les profils.

4. Choisissez une facturation séparée pour chaque profil (optionnel)

Si vous souhaitez personnaliser les paramètres de facturation pour chaque profil, sélectionnez Facturation séparée pour chaque profil.

Cette option vous permet d’adapter la facturation aux besoins spécifiques de chaque entité ou branche au sein de votre compte.

5. Activez la génération automatique des factures

Sélectionnez l'option Les factures sont générées par Kooneo pour que Kooneo génère automatiquement les factures pour vos clients.

Cette option simplifie le processus de facturation en automatisant la création des factures à chaque vente.

6. Activez le transfert de factures externes

Si vous préférez utiliser un autre service pour créer vos factures, sélectionnez l'option Je transfère mes propres factures PDF.

Cela vous permet de gérer vos factures en dehors de Kooneo, puis de les télécharger manuellement dans Kooneo.

7. Ajoutez un logo personnalisé

Cliquez sur l'option Cliquez ici pour insérer un logo sur votre facture pour ajouter un logo personnalisé.

Ce logo apparaîtra sur les factures et renforcera l'identité de votre marque.

8. Vérifiez l'affichage du logo dans la configuration

Une fois le logo téléchargé, vérifiez qu’il est visible directement dans la page de configuration de la facturation.

Cela vous permet de confirmer l’affichage correct du logo sur vos factures.

9. Visualisez l'aperçu du logo sur la facture

Assurez-vous que votre logo apparaît correctement sur la facture finale.

Cette vérification garantit une présentation professionnelle et harmonieuse de votre facture.

10. Saisissez les coordonnées pour la facture

Remplissez les différents champs d’information avec vos coordonnées professionnelles ou personnelles, selon les informations que vous souhaitez afficher sur les factures :

Nom juridique de l'entreprise (ex. : SAS MonEntreprise)
Nom de l'entreprise ou site web (ex. : MonEntreprise.com)
Adresse (ex. : 123 Rue de l'Innovation, 75001 Paris)
Pays (ex. : France)
Numéro de téléphone (ex. : +33 1 23 45 67 89)
Adresse e-mail pour contact (ex. : contact@monentreprise.com)
Numéro de TVA (ex. : TVA FR12345678901)
Numéro SIRET (ex. : SIRET 123 456 789 00010)
Code NAF (ex. : Code NAF 6201Z)

Ces informations apparaîtront sur les factures envoyées à vos clients.

11. Vérifiez l'affichage des coordonnées sur la facture

Visualisez un aperçu de la facture pour vous assurer que les informations de votre entreprise sont bien affichées.

12. Supprimez le logo

Pour retirer le logo de votre en-tête de facture, cliquez sur le lien Supprimer l'image dans la page de configuration.

Une fois supprimé, le logo ne s'ajoutera plus aux nouvelles factures générées. Cependant, il restera visible sur les factures déjà émises, en conformité avec les obligations légales.

13. Configurez le pied de page de la facture

Accédez à la section Pied de page de la facture dans les paramètres de votre facture.
Ajoutez des informations essentielles pour vos clients, telles que :
- Mentions légales (par exemple, "TVA non applicable" ou l'article 293 B du CGI).
- Conditions de paiement.
- Coordonnées du service client.
- Informations bancaires pour les virements.
- Politique de retour.

Ces détails augmentent la transparence envers le client et apportent une clarté supplémentaire sur les modalités de vente.

14. Vérifiez le pied de page de la facture

Assurez-vous que les informations ajoutées dans le pied de page apparaissent correctement sur la facture finale.

Cette vérification garantit que les mentions importantes apparaissent clairement pour vos clients.

15. Activez l'option pour afficher la référence de paiement sur la facture

Activez l’option Afficher la référence du paiement si vous souhaitez inclure cette information sur la facture.

Cela aide vos clients à identifier facilement les paiements associés à leurs factures.

16. Vérifiez l'affichage de la référence de paiement sur la facture

Assurez-vous que la référence de paiement est bien visible sur la facture finale, ce qui facilite la traçabilité des transactions pour chaque commande.

Cette vérification vous permet de garantir que la référence de paiement est correctement affichée pour un suivi précis.

17. Saisissez le libellé du total de la facture

Entrez le libellé souhaité pour le montant total, par exemple "Total TTC" ou "Montant à Payer".

Ce libellé sera visible par vos clients et peut être personnalisé en fonction de vos préférences.

18. Vérifiez l'affichage du libellé du total

Assurez-vous que le libellé du total apparaît correctement sur la facture, à l’endroit prévu dans le récapitulatif des montants.

Cette vérification garantit que le libellé choisi est clair et bien positionné pour vos clients.

19. Activez l'affichage de la colonne TVA

Sélectionnez l'option Afficher une colonne pour la TVA si vous souhaitez que les montants de TVA apparaissent distinctement sur la facture.

Cette option permet une présentation détaillée des taxes appliquées pour vos clients.

20. Contrôlez l'affichage de la colonne TVA

Assurez-vous que la colonne TVA est bien affichée sur la facture, avec les taux de TVA appliqués pour chaque produit ou service.

Cette vérification garantit une présentation détaillée des taxes pour une meilleure transparence envers vos clients.

21. Entrez un préfixe pour le numéro de facture

Saisissez un préfixe personnalisé (par exemple, "FACT-", "INV-") pour le numéro de facture.

Cela facilite l'identification des factures en utilisant un format distinctif.

22. Contrôlez l'affichage du préfixe de la facture

Assurez-vous que le préfixe saisi s'affiche correctement avant le numéro de facture pour faciliter l'identification des factures selon le format souhaité.

Cela garantit une organisation claire et uniforme des factures.

23. Définissez le numéro de départ pour la séquence de facturation

Saisissez le numéro de départ de la séquence de facturation (par exemple, "10") pour initier la numérotation à partir de ce chiffre pour vos futures factures.

Cette option permet de personnaliser la numérotation des factures pour mieux correspondre à vos besoins administratifs.

24. Contrôlez l'affichage de la numérotation de la facture

Assurez-vous que la numérotation s'affiche correctement sur la facture, en respectant le numéro de départ choisi, pour une séquence cohérente et bien identifiée.

Cela garantit que vos factures sont numérotées de manière ordonnée, facilitant leur suivi et gestion.

25. Enregistrez les modifications de facturation

Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder toutes les modifications apportées aux paramètres de facturation.